La Gerencia del Tiempo

Cuando se habla de objetivos se habla de metas especificas, medibles en tiempo y recursos. Perspectivas realistas aderezadas con una visión filosófica que hable del mundo y de la paz, de las maticas y las florecitas.

Hablando en serio el orden es como sigue.

Mision y Filosofia de la empresa. <<__
 ..Estrategia l
…Plan de Negocios anual (Metas) l
….Targets trimestrales l
…..Programas de Produccion Mensuales l
…….Agendas día, semana, horas… l

…Resultados _________________/

Imaginemos el caso de una empresa de servicios de consultoría TI.
Una empresa de servicios, con 5 trabajadores, maneja costos fijos (sueldos, renta, etc) y otros que varían de acuerdo a la cantidad vendida (comisiones, publicidad, bonificaciones) y los impuestos legales.
Aqui quiero introducir un concepto importante a entender en una empresa.

El limite de posibilidades de producción.

Para controlar hay que entender esto:
Si la empresa ejm: tiene 5 computadores y 5 empleados capacitados; la empresa esta en capacidad de producir:

40 horas a la semana * 4 semanas = 160 horas * 5 empleados con computadoras y conocimiento = 800 horas

Esto es obvio. pero como explicaba antes nos va a ayudar a entender las operaciones.
Si se tienen 800 horas disponibles al mes, esto quiere decir que no se pueden vender ni mas ni menos que eso en un mes, y lo que es peor que si no se venden constituyen una perdida para siempre para la empresa. tambien significa que se pueden vender a futuro.
De aqui se desprende el criterio fundamental de la gerencia de producción de conocimiento (TI).

Como organizar las operaciones?

Una semana tiene 160 horas, suponiendo que se trabaja de lunes a viernes por ocho horas diaras, de 9:00 am a 6:00 pm

cada trabajador tiene asignado un horario, o carga de trabajo semanal. Este horario puede variarse eventualmente con la planificación.

Según el concepto de calidad total en Japón un trabajador tiene derecho a cinco minutos de descanso por cada 60 minutos de jornada, esto quiere decir que cada tres horas laboradas se dispone de 15 minutos de break.

Es importante considerar esto detenidamente. En todas las jerarquías de la empresa. El tiempo es precioso. En la vida y en el trabajo

La causa de una gran cantidad de crisis financieras en las empresas es el mal control de los recursos. En la mayoría de las empresas los costos asociados al personal sobrepasan el 60% de los costos totales, por lo tanto es importante maximizar la eficacia de este recurso.

Tambien el tiempo es nuestro insumo, asi como el conocimiento disponible.

Cuanto vale una hora de trabajo?

sumatoria de sueldos de las personas / (dividido) / sumatoria del numero de horas que trabajan (cada uno)

Ejemplo:

Persona Costo/Mes Horas/Mes

Jefe Oficina 100 160
Programador 1 80 160
Programador 2 60 160
Consultor 1 80 160
Consultor 2 60 80 (este trabaja medio dia por la tarde)

5 personas 380 720 horas /mes

Ahora, estas 720 horas vendibles al mes, tienen un costo de 380, lo cual serian unos 0.52 por hora, pero a esto hay que sumarle todos los otros costos asociados, mas los impuestos al final.

entonces, supongamos que el costo fijo mensual (sumatoria de renta + gastos de mantenimiento + reserva) es de: 400

entonces sumamos 380 + 400 / 720 horas mes lo cual da como resultado 1 (+ el impuesto)

1 es lo mínimo que la empresa debe cobrar por cada hora de trabajo

Reitero que muchas de estas cosas son obvias y pueden tender a llevarse en la cabeza, de manera mental. Pero para crecer hay que poner las cosas en blanco y negro, esto quiere decir escribir, comunicar y controlar.

Para que los criterios puedan comunicarse y ser entendidos por muchas personas.

Como organizar las horas de trabajo?

Otro concepto aportado por los japoneses que me gustaría compartir es el del Kanban, o orden de trabajo maestra. a orden de trabajo maestra y su importancia como herramient de planificacion seran explicadas en la proxima entrega.

Anexos de Gerencia en MS Excel

  • Modelo de Flujo de Caja, mensual por 12 meses de la empresa ejemplo (solo modificar valores)
  • Modelo de Control de Horas de Trabajo / Planificador de Produccion

Los archivos contienen formulas asi que es importante chequear primero la celda para ver si es un computo o un valor ok?